Comment faire un inventaire dans les règles de l’art ?

La réalisation d’un inventaire est une tâche que les entrepreneurs et les professionnels sous-estiment souvent ou laissent à la dernière minute. En revanche, un bon inventaire, un contrôle régulier des stocks de vos biens professionnels vous apporte de nombreux avantages. Pourquoi il est si important de faire l’inventaire ? Quels sont les conseils à suivre pour réussir cette étape ?

 

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

L’inventaire est l’enregistrement des actifs appartenant à une personne physique ou morale. En d’autres termes, il s’agit d’un document dans lequel figurent tous les biens d’un individu ou d’une entreprise.

 

L’inventaire est souvent utilisé au sein des magasins et boutiques pour prendre note des matières premières, des stocks, des quantités, des caractéristiques, etc.

 

Quel est l’objectif de l’inventaire ?

Le but de l’inventaire est de comparer la quantité réelle de stock que nous avons dans notre entrepôt avec le nombre qui apparaît dans nos livres de comptes. C’est ce qu’on appelle le contrôle des stocks.

 

Vous pourriez penser que l’inventaire est quelque chose d’unique aux entreprises qui ont des produits dans un entrepôt… Faux !

 

Toute entreprise qui souhaite protéger ses actifs doit procéder à un inventaire régulier.

Une entreprise de services dispose également d’un volume de stock, par exemple des meubles et immeubles, du matériel de bureau.

En bref, quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez savoir faire un inventaire afin de connaître votre patrimoine à tout moment, d’améliorer votre gestion des achats et donc de réaliser des économies.

 

Si vous savez comment faire un inventaire, votre rentabilité et vos résultats seront meilleurs. Car non seulement vous économiserez des coûts, mais vous obtiendrez également un meilleur résultat avec un investissement moindre.

 

La gestion des stocks a un impact direct sur les performances de votre entreprise et sur sa rentabilité. C’est pourquoi, il est si important que vous en teniez compte et que vous mettiez en place les moyens nécessaires pour que tout fonctionne correctement.

 

L’inventaire est une obligation légale

Au niveau comptable, chaque entreprise, artisan ou boutique doit réaliser des inventaires annuels afin de donner une image fidèle de son patrimoine et de chiffres d’affaire.

 

Le livre d’inventaire et de comptes annuels est un livre obligatoire pour tous les propriétaires d’entreprise et couvre un exercice financier complet. Il contient : le bilan, le compte de résultat et la balance de vérification trimestrielle.

 

6 conseils à suivre pour faire un bon inventaire

Prêt à commencer ? Prêtez attention à ces conseils et apprenez à faire un inventaire étape par étape.

 

1. Établir une méthode de comptage en fonction de l’activité et des caractéristiques de l’entreprise

Par exemple, pour inventorier les biens d’un bureau, vous pouvez le faire par unités. Mais pour un restaurant, il est préférable d’utiliser des balances pour peser les repas et les bouteilles. De cette façon, vous pouvez avoir un calcul approximatif avec un faible coût de gestion.

 

2. évaluer correctement les stocks

Surtout lorsque des achats fréquents sont effectués à des prix différents. L’un des critères consiste à utiliser le prix moyen des différents achats.

 

3. Utiliser des programmes informatiques

L’informatisation ou la numérisation de la gestion des entrepôts et du contrôle des stocks est une excellente idée à moyen terme.

Un bon programme de contrôle des stocks rendra votre entreprise plus rentable et plus efficace ; par conséquent, vous serez en mesure de fournir un meilleur service à vos clients.

 

Choisissez un logiciel qui facilite l’évaluation et le contrôle des stocks permanents en fonction des entrées ou des sorties, avec des alertes de stock automatisées, qui soit polyvalent et indépendant du type d’entreprise… Parlez-en à votre comptable, il saura vous aider à faire le bon choix.

 

4. Mettre en œuvre des méthodes de contrôle

Par exemple, le comptage par le personnel d’un service différent de celui de l’entrepôt, l’échantillonnage pour les comptages surprises afin de vérifier la fiabilité de l’inventaire, le comptage plus fréquent des biens de grande valeur ou à forte rotation, etc.

 

5. Standardiser le système d’inventaire physique

Par exemple, des formulaires partiellement remplis pour le comptage, des scanners de codes-barres, etc.

 

6. Effectuer des inventaires à des dates précises

Lorsque l’entrepôt est aussi vide que possible et que le volume de marchandises entrantes et sortantes est faible.

Bien qu’il s’agisse du dernier conseil sur la manière de réaliser un inventaire, c’est la première chose dont vous devez tenir compte, car un bon inventaire peut prendre plusieurs jours.

 

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